Для лучшего понимания бизнес-процессов, правильного планирования, получения оптимальных решений используется управленческий учет. Он представляет собой систему отчетов, подробно отражающих состояние дел в компании.

Что такое управленческий учет и его влияние на бизнес

УУ ведется только для целей и задач бизнеса, он не интересует контролирующие органы. Это документы, фиксирующие все аспекты деятельности фирмы и их финансовой составляющей. По принципу составления данный учет похож на бухгалтерский, однако он более подробный и помогает выявить слабые места и точки роста, дает данные для принятия решений.

Норм и требований по ведению не существует — их устанавливает само предприятие, исходя из своих особенностей. Для удобства отчетность ведется в нескольких направлениях:

1. Производственное — устанавливает себестоимость продукции, потребность в ресурсах, складской учет, фиксирует контракты и завершение этапов исполнения.
2. Маржинальное — считает точку безубыточного производства и операционный рычаг. Это направление дает понять, можно ли воспользоваться кредитами и каковы перспективы их погашения.
3. Бюджетное — позволяет определить эффективность каждого направления работы и целесообразность найма новых работников.
4. Стратегическое — рассчитывает потребности и возможности фирмы в долгосрочной перспективе.

Использование УУ влияет на все сферы деятельности предприятия: доходы и расходы, имущество, долговые обязательства, внешние инвестиции, прибыль.

Преимущества и недостатки

Плюсы этой системы учета очевидны — повышение эффективности стратегии, своевременное выявление недостатков, прозрачность всех процессов, правильное планирование, более быстрое достижение стратегических целей.

Недостатки состоят в том, что потребуется привлекать нового сотрудника для выполнения задач УУ, а также в периодической докрутке системы в условиях изменяющейся рабочей среды.

Предприятия малого бизнеса обычно делегируют эту работу специализированным фирмам. В этих случаях внедрение управленческого учета, а также его регулярный аудит проводят опытные финансисты. Услуга аутсорсинга УУ, благодаря последним информационным технологиям и грамотности работников, позволяет быстро внедрить инструмент в управление бизнесом и начать пользоваться его преимуществами. При этом исключен риск ошибок и неоправданных расходов.

Отличия от других форм учета

Отличие Управленческого учета от других отчетностей, бухгалтерской, финансовой, налоговой, состоит в более широком охвате аспектов деятельности предприятия. УУ показывает положение дел не только за прошедший период, но отражает настоящее, показывает перспективы будущего.

Если бухгалтерская и налоговая отчетность нужна для предъявления регулирующим, контролирующим организациям, то управленческий учет необходим только самой фирме для оптимизации бизнеса через принятие точных управленческих решений. Форму, периодичность, охват УУ устанавливает само предприятие исходя из собственных потребностей.

Актуальность управленческого учета

Конечно без него можно обойтись, если предприятие малого бизнеса не заинтересовано в развитии. Когда владельцу достаточно устоявшейся формы существования, он работает с небольшим числом постоянных клиентов, не нуждается в росте доходов. Однако большинство фирм стремится повысить рентабельность, расширить ассортимент товаров и услуг, освоить новые рынки.

Для достижения этих целей без УУ не обойтись, потому что:

• не хватает независимых данных для формирования решений;
• слабое реагирование на изменение среды приводит к упущению точек роста;
• нет сведений для оптимального планирования;
• существующие отчеты не дают полной картины состояния фирмы.

Таким образом, УУ необходим предприятиям, нацеленным на развитие, достижение лучших результатов.

Документы для управленческого учета и требования к нему

Регламента по документам не существует, потому что данный учет ведется исключительно по инициативе руководителя фирмы. Используются документы, фиксирующие и подтверждающие различные факты — чек-листы, дивидендные и учетные формы отчетов, разработанные самим предприятием.

Чтобы УУ был действительно полезным инструментом, необходимо соблюдать ряд требований. Обязательны полнота и точность предоставляемых фактов. В некоторых случаях допускается расхождение в 5% и немного более, когда такое отклонение некритично для принятия правильных решений. Также обязателен системный подход к УУ и стабильная регулярность.

Документальное отражение реального положения дел в бизнесе должно быть подчинено единому принципу, соответствующему глобальным целям. Недопустимы путаница, нерегулярность, серьезные отклонения от реальных показателей.

Способы ведения УУ

В процессе интеграции инструмента в разные виды бизнеса сформировался набор приемов для сбора и систематизации сведений о затратах.

Существующие методы:

1. Попроцессный — учитывает расходы на всю серию произведенных продуктов.
2. Попередельный — считает себестоимость поэтапно, на всех циклах производства, а затем складывает промежуточные расходы в итог.
3. Позаказный — определяет стоимость отдельных партий продукта, услуг.
4. Нормативный — сравнивает нормы затрат с фактическими, чтобы выявить причины отклонений.
5. Инвентарно-индексный — рассчитывает затраты, исходя из объема ресурсов, оставшихся после производства.
6. По операциям — определяет себестоимость каждой операции для оптимизации производства.
7. По жизненному циклу — учитывает все расходы на продукт, включая послепродажный сервис.
8. Постоянные и переменные расходы — первые делят на весь объем продукции, вторые отражают изменения себестоимости.
9. Калькуляция затрат — расходы определяют по плановой стоимости и маржинальности.
10. Система показателей — взаимодействие внутренних процессов производства с внешней рабочей средой, метод нужен для составления стратегических планов.

Предприниматели адаптируют способы учета под особенности своего бизнеса — используют комбинации из разных методов, добавляют собственные элементы расчетов.

Настройка УУ

На предприятиях малого бизнеса начать интеграцию управленческого учета целесообразно с регулярного формирования 3 отчетов — движение денежных средств (ОДДС), прибыли и убытки (ОПиУ), управленческий баланс (УБ). На первоначальном этапе для этого хватает ресурса таблиц Excel и Google.

Развитый бизнес требует даже на малом предприятии системного перехода к УУ. Как правило, он состоит из 4 этапов.

Постановка

Этап включает в себя определение целей управленческого учета — это могут быть слабые места организации, прозрачность движения ресурсов, рентабельность, кассовые разрывы. Обязательно следует проанализировать текущую ситуацию, регулярность, точность отчетности, полнота данных и т.п. Определиться с охватом внутреннего учета, чтобы он соответствовал целям, выбрать методы сбора данных. Потребуется назначить людей, ответственных за производство учета, определить всем понятные нормы, правила, формы.

Внедрение

Это болезненный этап, раскрывающий ошибки в выборе методов. Неизбежно недовольство сотрудников, получивших дополнительную нагрузку, сопротивление работающих «по старинке» кадров. Перед запуском учета необходимо провести тотальную инвентаризацию остатков.

На адаптацию, как правило, уходит около 2 недель, во время которых надо не бояться менять первоначальный формат, подстраивая УУ к конкретным задачам предприятия.

Автоматизация

Если число учетных операций превышает 20, необходимо автоматизировать процесс, чтобы избежать ошибок из-за «человеческого фактора», а также экономить время. Потребуется подобрать подходящий сервис для выполнения управленческого учета, контроля.

Ведение

Главная функция УУ — периодический анализ собираемых данных, формулирование предложений. Каждое бизнес решение должно базироваться на данных учета. Только тогда интеграция управленческого учета будет оправданной, эффективной.

Роль УУ в бюджетировании, составлении планов

Управленческий учет играет главную роль в планировании прибыли и убытков, позволяет не допустить кассовых разрывов, уменьшает вероятность непредсказуемых обстоятельств, способствует стабильному исполнению обязательств.

Обычно бюджет планируется на год, а затем разбивается детально на кварталы или месяцы. В кризисные периоды, когда внутренняя политика предприятия сильно зависит от внешней ситуации, базисный план составляют на 2 – 5 месяцев. Малому бизнесу рекомендуют иметь несколько сценариев планирования бюджета с учетом возможных прогнозов. Управленческий учет дает возможность наиболее точно распределить возможности, принимая во внимание прошлую и текущую ситуацию.

Планирование важно тем, что в случае негативного развития событий, в бюджет заложен сценарий возможного сокращения расходов, а позитивные события обеспечены планом дополнительного финансирования.

Выводы

Малый бизнес, особенно в условиях нестабильной внешней обстановки, невозможно эффективно анализировать, контролировать, планировать без интеграции управленческого учета. Он помогает зафиксировать все отклонения фактических показателей от запланированных, ликвидировать слабые места бизнеса, заметить точку роста доходов.

Уже на этапе внедрения УУ следует задуматься об автоматизации процесса, а именно об использовании специализированных программ учета для малого бизнеса. Благодаря им обеспечивается точность и регулярность собираемых данных, облегчается бюджетирование, а сотрудники освобождаются для качественного исполнения других обязанностей. Программы позволяют контролировать бизнес удаленно.

Отличным способом внедрения управленческого учета является передача этой задачи профессиональным финансистам на аутсорсинг. Они безошибочно выберут методологию и области учета. Обладая всеми технологическими новинками, такой сервис наладит УУ гораздо быстрее, чем это сделает предприятие методом проб и ошибок.

Грамотная учетная политика значительно снижает вероятность непредсказуемых расходов, сокращает время на обучение новых сотрудников, позволяет наблюдать все бизнес-процессы «как на ладони», помогает противостоять нестабильной внешней обстановке.